Enero y febrero: los meses más complejos

— De acuerdo con el estudio llevado a cabo por GfK Adimark: 'Los chilenos y las vacaciones', enero y febrero son los meses del año en que la mayoría elige para tomarse unos días de descanso, con un 35% y 58%, respectivamente. Marzo (4%), abril (1%) y mayo (1%), le siguen a la distancia. Por otra parte, una investigación llevada a cabo por trabajando.cl indicó que dos semanas (44%) es el período que con mayor frecuencia las personas solicitan sus vacaciones. Más atrás está una semana (19%) y tres (18%) (ver gráfico). 'Está claro que un par de meses mal planificados pueden hacer que durante todo el año se cargue una mochila financiera que cueste recuperar, y que al final termine afectando el desempeño anual de la empresa', dice Enrique Tenorio, gerente general de CFC Capital.

Planificación de los flujos financieros

— Una mala planificación de los flujos financieros puede traducirse en costos más altos por intereses o por mora, lo que provocará una mayor lentitud en su recuperación durante el resto del año. Es muy importante preveer las necesidades de capital que requerirá la empresa en este periodo de menor actividad. 'Los sueldos y los costos fijos de la compañía habrá que pagarlos igual, así que estos dineros deben estar sí o sí. Una buena planificación financiera deberá anticiparse a esto y, por lo tanto, exigirá la programación de dichos flujos, obtener los plazos adecuados de financiamiento, definir bien los montos requeridos y buscar las fuentes de financiamiento que aseguren, al menos, las necesidades mínimas', dice Tenorio.

Coordinar con los proveedores de productos y servicios

— Durante el período de vacaciones, el dueño o algunos miembros clave de la pyme no estarán. Es por este motivo que es fundamental coordinar con antelación con los proveedores de productos y servicios, de manera de que no se produzcan cortes de suministros durante ese período. De esta manera, la pyme se puede asegurar de que el funcionamiento de la compañía siga de forma fluida, y que sus fuentes de financiamiento no se vean comprometidas a la hora de necesitar capital. 'Es importante comunicar que dichas personas no estarán y quien las reemplazará, para evitar problemas', agrega Tenorio.

Organizar las tareas que deben ser delegadas

— El dueño de la pyme debe contar con un equipo de trabajo que entienda cómo se ejecutan cada una de las tareas al interior de la compañía. Además, este grupo debe contar con las capacitaciones y facultades pertinentes para poder operar la empresa. Es decir, poderes legales, representación, pinpass y claves de internet. Se trata de datos que son fundamentales para lograr operar a través de la red. 'Es importante que este tipo de permisos puedan coordinarse con anticipación entre el colaborador y empleador, para que así el trabajo que se realiza dentro de la compañía no se vea afectado', explica Sebastián Echeverría, gerente general de Laborum.com.

Externalización de algunas funciones

— Un buen consejo de cara a enfrentar las vacaciones de verano, es externalizar la administración de las cuentas por cobrar. Esto, junto a otros temas administrativos -que en gran parte de las pymes las realiza el mismo dueño-, hacen que se gasten muchas energías de forma innecesaria. De esta manera, la mejor alternativa para este tipo de compañías es delegar esta parte del trabajo. En ese sentido, es fundamental realizar un listado de los contactos importantes, clientes y proveedores principales, además de aquellos contactos en empresas que le dan financiamiento.