Bienvenidos de nuevo al trabajo. La cafetería corporativa está cerrada. Las cafeteras están desenchufadas. Y los escritorios están separados con plástico.

Cada parte de la vida de oficina se está reexaminando en la era del covid-19. Cuando los empleados se presenten de nuevo en los lugares de trabajo —algunos con mascarillas— muchos encontrarán que la oficina está transformada, dicen ejecutivos de recursos humanos y de bienes raíces.

Los ascensores puede que solo lleven a una sola persona a la vez. Los escritorios, antes amontonados en espacios abiertos, estarán separados, y algunos estarán cubiertos con protecciones plásticas y las sillas tendrán una cubierta desechable para atrapar gérmenes. La cerveza de barril, los contenedores de snacks, los bares de café y los gimnasios y duchas bien instalados que alguna vez separaron los ambientes caros, de oficinistas, probablemente van a seguir cerrados para evitar la propagación del coronavirus. Muchos cambios no se irán a menos que el virus lo haga.

Diseños problemáticos

Las adaptaciones de la oficina cambian totalmente un impulso de hace décadas en las corporaciones estadounidenses por meter a los trabajadores en espacios más estrechos, con pocas separaciones entre los compañeros. Las empresas alguna vez gastaron millones de dólares en la adaptación de los espacios para crear hileras de escritorios abiertos, salas de conferencia privadas y áreas de reunión comunitarias muy recargadas. Esos diseños ahora son problemáticos, indican ejecutivos.

'Todas nuestras agencias son espacios de plantas abiertas y esa fue una gran idea en el pasado, pero ahora funciona en contra nuestra', observa Harris Diamond, jefe ejecutivo y director del gigante publicitario McCann Worldgroup.

Modificar las oficinas para permitir que algunos trabajadores regresen en forma segura es incluso más desafiante que enviar a las personas a sus casas, y diversas pautas locales complican el cuadro.

Algunos lugares, como Nueva York, ordenan que se debe usar mascarillas en público, mientras que otros, como Texas, han rechazado las ordenanzas municipales que exigen que las personas usen una protección facial cuando no puedan distanciarse socialmente. Infor, una compañía de software en la nube para empresas con sede en Nueva York con cerca de 17 mil empleados, planea pedirles a todos ellos que usen una mascarilla mientras trabajan y no tiene prisa por volver a abrir sus oficinas, aun cuando el estado y las autoridades locales aprueben el retorno, señaló una vocera.

En Discover Financial Services, los administradores han considerado planes para cada piso de cada edificio. En las oficinas centrales de la compañía en Riverwoods, Illinois, cerca de Chicago, Discover se está inclinando por reacomodar a los empleados en una estación de trabajo por medio.

'Fundamentalmente pondremos X en los escritorios y sillas' que no se tienen que utilizar, indicó Andy Eichfeld, jefe de recursos humanos de Discover.

Algunos pasillos y escaleras tendrán un solo sentido, y varias salas de conferencia van a permanecer cerradas, porque son demasiado pequeñas para permitir que las personas estén separadas. Si la compañía opta por controlar la temperatura de cada empleado que llega, como lo hace con el pequeño número de trabajadores que todavía va a la oficina, el equipo de Eichfeld está considerando cómo escalonar las horas de llegada para evitar que las personas se congreguen en el vestíbulo del edificio, a la espera del examen.

El gigante del trabajo conjunto WeWork antes apreciaba la densidad, y hacía corredores estrechos a propósito para que hubiera más posibilidades de que las personas se toparan y conversaran. Arrendaba el acceso a sus hot desks —mesas grandes, compartidas, sin asientos asignados— en muchas de sus más de 700 ubicaciones globales por sumas que oscilan entre US$ 300 y más de US$ 600 al mes en la ciudad de Nueva York. Para distanciar socialmente los hot desks, se está sacando la mitad de las sillas, y WeWork está eliminando 30 mil sillas de salas de conferencia en todo el mundo para evitar que las personas se congreguen, señaló Hamid Hashemi, jefe de producto y de experiencia de WeWork.

La empresa de servicios inmobiliarios Cushman & Wakefield está trayendo una versión de su concepto 'Six-Feet Office' que partió en Ámsterdam a las oficinas en Los Angeles y la ciudad de Nueva York. El plan ofrece divisiones de plexiglass entre los escritorios y círculos en el piso para indicar la distancia que debería haber entre los empleados.

McCann Worldgroup, una de las agencias publicitarias más grandes de Interpublic Group, está considerando asignar distintas letras a las personas en varias de sus oficinas, lo que permite que cada grupo ocupe la oficina en diferentes días de la semana. Se está examinando el diseño de plano abierto.

McCann está cambiando sus ofertas alimentarias. En el mundo juvenil de la publicidad, diversas agencias ofrecen bares en las mismas instalaciones donde los compañeros de trabajo pueden socializar. Ahora son una preocupación importante.

La oficina de Nueva York de McCann va a cerrar su bar y cafetería por lo que resta de 2020. En cambio, la compañía hizo un pedido de docenas de microondas y refrigeradores, de modo que las personas puedan traer su almuerzo. Los electrodomésticos se instalarán en áreas ampliadas de cocina que se están levantando en cada piso. Nadie necesitará un ascensor para tener acceso a la comida, y se espera que todo el mundo utilice los artículos de limpieza que están cerca para limpiar los botones y manillas de puerta que todos tocan.

Otra agencia publicitaria, FCB, se está deshaciendo de las tazas, utensilios y condimentos desechables para evitar el manejo cruzado de materiales. La compañía está ampliando sus salas de conferencia e instalando más pantallas de video, de modo que las personas podrán mantener el distanciamiento social mientras asisten a las reuniones y otras más se podrán unir en forma remota.

Interpublic también está trabajando con administradores de edificios donde arrienda espacio de oficinas para garantizar la seguridad de los trabajadores. Una sugerencia: poner huinchas en el piso de los ascensores para delinear espacios cuadrados. Si no hay un bloque vacío, un pasajero no puede subir.

'Es como las sillas musicales', indicó Casey Tinnesz, director de gestión de crisis de Interpublic. En una de las agencias de Interpublic, si solo dos o tres empleados suben a un ascensor a la vez, se estima que tomaría dos a tres horas llevar al personal a sus pisos, lo que requiere horarios de inicio y término de trabajo escalonados para evitar la congestión.

Hasta los ascensores

Squarespace Inc. dice que algunas de sus oficinas solo podrán llevar una persona por viaje en el ascensor. Para evitar un amontonamiento en el vestíbulo, Qualtrics, una unidad del gigante de software alemán SAPSE, va a invitar a algunos trabajadores a que se comprometan a utilizar las escaleras. Con 25 oficinas en lugares como Prove, Utah y Raleigh, Carolina del Norte, lo que incluye algunas en edificios de poca altura, aquellos en buen estado físico podrían ofrecerse como voluntarios para subir cinco, seis o incluso 10 pisos, comentó Ryan Smith, jefe ejecutivo de Qualtrics.

'Habría muchas personas que dirían ‘Yo voy a optar por las escaleras porque es un buen ejercicio'', agregó.

Mientras las oficinas se vuelven a abrir, las compañías dicen que es posible que los lugares de trabajo tal vez tengan que cerrar de nuevo, y rápido, si se produce un brote o se intensifica. Eichfeld, de Discover, observó que, basado en la experiencia de la compañía en marzo, puede despejar el edificio del equipo necesario dentro de 24 horas.

Cuando HP Inc. reabrió sus oficinas en Wuhan, China, hace unas semanas, lo que permitió que una cantidad limitada de empleados volviera, la empresa de computadores e impresoras le dio a todo el mundo un kit de bienvenida con tres nuevos elementos esenciales de oficina: mascarillas, guantes y una botella de alcohol gel. Los empleados de la oficina en EE.UU. pueden esperar lo mismo, precisó Tracy Keogh, jefa de recursos humanos de HP. La compañía precisa que su reapertura en EE.UU. dependerá de dónde residan los empleados y qué hagan, pero una mayoría seguirá trabajando en casa.

'Todo el mundo piensa que el 1 de junio todos van a estar de vuelta en la oficina', agregó. 'Eso no va a suceder'.

—Konrad Putzier colaboró con este artículo