Este año, por el coronavirus y sus consecuencias en la salud de las personas y las dificultades económicas, la administración de edificios y departamentos ha estado sometida a situaciones críticas. Y en momentos de mayor adversidad es cuando se pone de manifiesto que una buena administración puede ayudar a mejorar una comunidad.

Carlos Cruces, subgerente de Hapital, sostiene que una buena administración debe considerar varios aspectos, y hoy uno de ellos es la disminución del costo de los gastos comunes. 'Por la realidad que vivimos, luego de los grandes hechos que han impactado la economía, se ha vuelto imperante el ahorro en cada egreso del ciudadano. El principal objetivo de una administración es el diseño de estrategias que permitan bajar los costos de la comunidad'.

Entre estas habilidades, destaca, por ejemplo, la supervisión de las horas trabajadas y los registros de asistencia del personal de la comunidad; la vigilancia de la recepción y el almacenaje de los insumos de la comunidad, y el desarrollo de contrataciones con proveedores que permitan realizar una proyección sostenible de ahorro de costo por convenios.

'A medida que la disminución de los costos comunes baja, se vuelve mucho más factible el pago de los gastos comunes por los residentes. Asimismo, es de vital importancia el desarrollo de planes de cobranza y repactaciones de deudas que permitan recuperar la sostenibilidad financiera de la comunidad', indica.

Al respecto, agrega que también es fundamental la emisión de estados financieros, ya que permite al residente monitorear los manejos financieros del condominio y relacionar los pagos declarados en los gastos comunes, demostrando una administración mucho más transparente y comprometida con el éxito en la comunidad.

Seguridad

La seguridad es hoy un tema que preocupa a toda la gente. Por ello, la presencia y supervisión en los condominios forman parte protagónica en las funciones administrativas de un edificio. 'Se debe velar por la eficiencia en el trabajo del personal, el correcto funcionamiento de los equipos, el cumplimiento de las normas establecidas en el reglamento interno de la comunidad por los residentes, el óptimo estado de las áreas de la comunidad, entre otras. En terreno, realmente se determinan las necesidades y posibilidades de mejoras de cada condominio', destaca Cruces.

La calendarización de trabajos y cumplimientos también es esencial. 'Una carta Gantt o cualquier otro elemento que permita mostrar una calendarización de trabajos a realizar por parte de la administración y su cumplimiento, les aporta a los residentes un medio de monitoreo para cada gestión, comprobando la eficiencia y eficacia del servicio contratado', indica.

Otro aspecto es la sistematización de procesos. 'En la nueva era digital que vivimos, es necesario acompañar la gestión administrativa con un software que brinde a los residentes un medio digital de autogestión', comenta.

Una labor complementaria también es la entrega de un informe de resultados mensual, ya que posibilita comunicar a cada residente todas las actividades desarrolladas por la administración, dando a conocer los recursos del condominio y de qué forma se desarrollaron las estrategias que permiten volver sustentable la economía de un edificio.